V kancelárii sa často cítime ako dirigent orchestra, kde každý e-mail je nová nota, každý meeting ďalšia symfónia, a každá nečakaná úloha pripomína zvonenie telefónu v nesprávny čas. No čo ak by existovali spôsoby, ako túto kakofóniu premeniť na harmonický pracovný deň?

Zabudnite na nudné rady typu „vypnite si notifikácie“ alebo „plánujte si úlohy dopredu“ – dnes sa pozrieme na nečakané a vedecky podložené triky, ktoré vám pomôžu pracovať efektívnejšie, bez toho, aby ste si museli pridávať hodiny nadčasov.

Zmeňte svetlo a sledujte, ako vám rastie produktivita

Viete, že osvetlenie v kancelárii dokáže ovplyvniť nielen vašu náladu, ale aj výkon? Podľa výskumu modré svetlo (áno, to isté, ktoré vyžarujú obrazovky) zvyšuje bdelosť a sústredenie počas dňa.

Ak pracujete v miestnosti s teplým žltým osvetlením, vaša myseľ si podvedome myslí, že sa blíži západ slnka – a začne sa pripravovať na odpočinok. Naopak, jasné biele alebo modrasté svetlo podporuje čulosť a mentálnu ostrosť. Skúste preto vymeniť žiarovky alebo si stiahnuť aplikáciu, ktorá upravuje farebnú teplotu vášho monitora podľa denného času.

Tajná zbraň proti roztržitosti

Znie to možno zvláštne, ale ak si zapisujete poznámky na nekvalitný papier, môžete prísť o čas aj sústredenie. Fyzické písanie si poznámok zlepšuje pamäť a organizáciu myšlienok – no len ak vám papier dovolí písať plynule.

Špeciálny kancelársky papier s hladkým povrchom a vysokou gramážou zabezpečí, že pero nebude „drhnúť“ a písanie bude prirodzené. Tento detail môže mať väčší vplyv, než si myslíte – rovnako ako rozdiel medzi dobrým a zlým klávesnicovým rozložením.

Malé úlohy hneď, veľké neskôr

Ak vám inbox praská vo švíkoch a na stole sa hromadia lístočky s poznámkami, skúste pravidlo dvoch minút. Ak vám splnenie úlohy trvá menej ako dve minúty, urobte ju hneď.

Prečo? Pretože hromadenie malých úloh vytvára v mozgu pocit preťaženia. Čím viac vecí „čaká“, tým viac psychickej energie míňate na to, aby ste ich neustále držali v hlave. Tento princíp pochádza z metódy Getting Things Done (GTD) od Davida Allena a mnohí manažéri ho považujú za svätý grál efektivity.

Detaily, ktoré menia hru

Ak pracujete s neergonomickou myšou, klávesnicou alebo stoličkou, nečudujte sa, že sa cítite vyčerpaní ešte pred obedom. Nesprávne kancelárske potreby môžu znižovať produktivitu až o 30 %.

• Ak máte pocit, že vás po práci bolí zápästie, možno je čas prejsť na ergonomické modely klávesnice a myši. Investícia do kvalitnej stoličky sa vám vráti v podobe zdravého chrbta a lepšej koncentrácie. Monitor vo výške očí pomôže tiež. Ak sa musíte stále nakláňať, váš krk dostáva zabrať – skúste podstavec alebo nastaviteľné rameno.

Ak by bol váš pracovný stôl pretekárske auto, správne kancelárske potreby by boli jeho aerodynamickým dizajnom – kde malé úpravy môžu znamenať obrovský rozdiel v rýchlosti a výkone.

Paradox efektivity

Mnohí veria, že multitasking je znakom vysokej produktivity, no neurovedecké výskumy hovoria presný opak. Mozog nie je navrhnutý na súčasné riešenie viacerých komplexných úloh.

Ľudia, ktorí sa snažia robiť viac vecí naraz, pracujú pomalšie, robia viac chýb a sú náchylnejší na stres. Riešením je tzv. time blocking – vyhradenie si časových blokov na jednotlivé úlohy.

Takže, namiesto toho, aby ste skákali medzi úlohami ako veverička na kofeíne, skúste si rozdeliť deň do 60–90 minútových blokov a venovať sa každej úlohe naplno.

Zvýšiť efektivitu kancelárskej práce neznamená robiť viac, ale lepšie. Niekedy stačí len správne osvetlenie, kvalitnejší papier či ergonomické pomôcky, aby ste dokázali pracovať rýchlejšie, sústredenejšie a bez zbytočnej únavy.

Zdroj obrázka: alphaspirit/adobe.stock.com